Wewnętrzny system zarządzania jakością i bezpieczeństwem „szyty na miarę”

Obowiązek posiadania wewnętrznego systemu wynika z ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o jakości w opiece zdrowotnej i bezpieczeństwie pacjenta.

Wewnętrzny system zarządzania jakością i bezpieczeństwem to jeden z kluczowych elementów systemu jakości w opiece zdrowotnej i bezpieczeństwa pacjenta, na który składają się także: autoryzacja (dot. świadczeń szpitalnych), akredytacja i rejestry medyczne.  

obowiązek prowadzenia wewnętrznego systemu

Obowiązek prawny prowadzenia wewnętrznego systemu obciąża każdy podmiot wykonujący działalność leczniczą w ramach kontraktu z NFZ o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie wewnętrznego systemu jest kierownik danego podmiotu.

cel wprowadzenia

Wewnętrzny system ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa pacjentom + zapobieżenie wystąpieniu zdarzeń niepożądanych.

Ustawa określa, że obowiązek polega na jego wdrożeniu, utrzymaniu i usprawnianiu na podstawie oceny jego skuteczności oraz wyników badań opinii i doświadczeń pacjentów.

System ten składa się z zasad, procedur, metod oraz opisów stanowisk pracy.

Ponadto w ramach wewnętrznego systemu podmiot leczniczy realizuje poniżej wymienione działania:

1. wdraża rozwiązania służące identyfikacji ryzyka wystąpienia zdarzeń niepożądanych i zarządzaniu tym ryzykiem w ramach udzielanych świadczeń;
2. identyfikuje obszary priorytetowe dla poprawy jakości i bezpieczeństwa udzielanych świadczeń;
3. określa kryteria i metody potrzebne do zapewnienia skutecznego nadzoru nad jakością i bezpieczeństwem udzielanych świadczeń;
4. okresowo monitoruje i ocenia jakość i bezpieczeństwo udzielanych świadczeń;
5. monitoruje zdarzenia niepożądane;
6. zapewnia dostęp do szkolenia służącego uzyskaniu i podnoszeniu kompetencji personelu w zakresie jakości i bezpieczeństwa udzielanych świadczeń;
7. prowadzi badania opinii i doświadczeń pacjentów na podstawie ankiet, których wzór publikuje Minister Zdrowia.

To teoria i przepisy.

jak to przełożyć na codzienną praktykę

Zasadnicze pytanie brzmi: jak to przełożyć na codzienną praktykę i zastosować w podmiocie wykonującym działalność leczniczą, udzielającym określonego zakresu świadczeń opieki zdrowotnej?

Dla dużych podmiotów leczniczych wewnętrzny system zarządzania jakością i bezpieczeństwem nie jest niczym nowym, gdyż na ogół poddawały się one wcześniej akredytacjom i certyfikacjom, dlatego mają ustalone odpowiednio do zakresu udzielanych świadczeń regulacje wewnętrzne.

Dla małych podmiotów realizujących niewielkie umowy z NFZ  jest to istotna trudność i w wielu wypadkach trzeba stworzyć wszystko od podstaw.

A trzeba mieć na uwadze to, że ułożenie i wdrożenie do rzeczywistego funkcjonowania wewnętrznego systemu zarządzania jakością i bezpieczeństwem wymaga wiele pracy, czasu, kosztów i co najważniejsze – znajomości problematyki.

Niektórzy podejmując ten trud, angażują personel, wspomagają się wyspecjalizowanymi w tych kwestiach podmiotami zewnętrznymi, inni – idąc na skróty – kupują gotowe zestawy dokumentów blankietowych, często zupełnie nieprzystających do realnych warunków w jakich udzielane są świadczenia.

Opracowanie od podstaw kompletnej, usystematyzowanej i odpowiedniej do rodzaju udzielanych świadczeń dokumentacji i wdrożenie realnie funkcjonującego systemu nie jest zadaniem prostym.    

jak umiejętnie stworzyć własny wewnętrzny system

Dlatego warto kierować się przy tym kilkoma praktycznymi wskazówkami, które mogą uchronić podmiot przed stworzeniem sobie kolejnego biurokratycznego obciążenia.

1. System powinien obejmować kluczowe dla działalności procesy – nie można ani nie trzeba  normować i opisać wszystkiego, w szczególności nie należy powielać przepisów. 
2. Regulacje powinny dotyczyć tych procesów, które stwarzają największe ryzyko wystąpienia zdarzeń niepożądanych – ryzyko powinno być systemowo badane, a procedury odpowiednio dostosowywane.
3.  Dokumenty należy pisać zwięźle, językiem prostym i zrozumiałabym – należy unikać długich opisów, zwrotów specjalistycznych, obcojęzycznych, niezrozumiałych skrótów itp.
4.  Należy unikać nadmiernie szczegółowego, drobiazgowego opisywania sposobów postępowania – zasady, instrukcje, procedury, wytyczne powinny mieć formę bardziej algorytmu niż opisowego przewodnika.
5. Istotny jest sposób dystrybucji dokumentów systemowych – właściwe dokumenty powinny być kierowane do określonych adresatów, tych którzy mają je stosować; jeśli wszyscy dostają wszystkie procedury, to po pewnym czasie większość nawet nie czyta kolejnych.

Reasumując, system powinien być jak najprostszy, zrozumiały, łatwy do zmiany i dostosowany do warunków i specyfiki udzielanych świadczeń. Słowem powinien  być „szyty na miarę”, co na gruncie przepisów cytowanej na wstępie ustawy jest bardzo trudne, szczególnie dla małych placówek medycznych.